Plataforma Documental "Gestión sin Papeles"

Hemos incorporado a nuestro portafolio de soluciones la plataforma Documental desarrollada por EDI SA y que ha sido aplicada con gran éxito en clientes destacados como :Banco Patagonia, Citibank Argentina, Citibank Uruguay, Citibank Perú, Banco de la Pampa, Banco de Córdoba, Banco Macro Bansud, Massalin Particulares, Philip Morris Latinoamérica, AVON Argentina, SKF,Bunge, Danone, Cablevisión, YPF S.A.-

EDI SA diseña, desarrolla e implementa proyectos de administración documental electrónica desde 1993 utilizando su propia suite de productos Cold400® y EDMS by EDI SA.

Direccionada a la “gestión sin papeles”, EDI SA provee soluciones web “llave en mano” para la captura, guarda y administración de listados y documentos (salidas de impresión, imágenes escaneadas y archivos generados en distintos formatos), posibilitando a los usuarios el acceso rápido y seguro, a través de su browser y una interfase usuario única y sencilla, a documentación operativa y/o legal, con independencia del origen de la documentación a recuperar.

EDMS by EDI SA, en su versión web sobre plataforma Windows, presenta importantes fortalezas frente a soluciones de competencia:

Es un completo “middleware documental” que se integra a las aplicaciones del cliente, soluciones de workflow, firma digital, etc., posibilitando acceder a los documentos desde la aplicación de trabajo del usuario.

De sencilla comprensión para los usuarios, quienes acceden a través de una interfase única a documentos de cualquier origen y formato.

Sus aplicaciones en Corporaciones y grandes Pymes demuestra el manejo seguro de importantes volúmenes de documentación y de Bases de datos.

Responde a los requerimientos y realidades de las empresas y entidades financieras, contemplando las normativas de auditoria y de los entes de control.

Es una solución modular, flexible y escalable que crece y evoluciona con los requerimientos del cliente.

Beneficios

• Rápido Retorno Inversión por:
• Reducción de impresión de listados y documentos operativos o legales
• (papel, impresoras, costo operativo)
• Eliminación de costos de distribución, almacenamiento y búsqueda de
• papeles, permitiendo acceso inmediato a la documentación bajo estricta
• seguridad.
• Incorporación de los documentos a los procesos de la empresa, para ser
• visualizados a imagen y semejanza desde los propios aplicativos del
• usuario
• Mejora de calidad de servicio, interna y a socios de negocios

EDMS

EDI Document Manager Suite

Casos de éxito

Banco Patagonia:

EDI S.A reemplazó la solución Macrofiche, existente en el Banco por su solución EDMS y

migró la información histórica a la misma. Todo nuevo documento o listado que emite el

banco, así como las imágenes escaneadas de documentación recibida (listados internos,

documentación de Comercio Exterior, Proveedores y Oficios Judiciales) son capturados y

administrado por EDMS, para ser visualizados por el usuario final, a través de la interfase

única de EDMS o de su aplicación operativa, para lo que EDMS se ha integrado a aplicativos internos del Banco (Bantotal y Solomon).

Kraft Foods.

Kraft desarrolló sobre la plataforma EDMS la guarda y consulta de documentos de salidas de impresión y escaneado de imágenes. Ha logrado importantes ahorros y mejoras operativas, por ejemplo en la reimpresión de Facturas con su remito asociado. Adicionalmente, como la mayoría de clientes de EDMS, utilizan la solución para llevar libros rubricados en formato electrónico, con homologación de IGJ y CNV Citibank.

Incorporó Cold400 de EDI SA (versión de EDMS en AS/400) para reemplazar la operatoria de resguardo de resúmenes en microfichas, con lo que dar solución a un pedido de cliente demoraba en promedio 20 dias.

En la actualidad administra más de 300 millones de resúmenes (2.6 TeraBits de información) con acceso promedio, desde el Call Center, de 15 segundos y tiempo de reenvío al cliente de entre 2 minutos y 2 días, (via correo, fax o mail).

Para mas información contactarse con T&T Solutions distribuidor exclusivo en  la región : info@tytsolutions.com.ar .

Inteligencia Empresarial - Planificar, definir, medir, controlar, ajustar...comunicar

Porque yo empresario debo pensar en BI - Business Intelligence? ....

Para encontrar la respuesta a esta pregunta central, debe Ud. contextualizar dónde esta parado, qué  esta haciendo para crecer y hacia donde dirige su organización. 

Debe contar con información histórica para detectar patrones de comportamientos, en áreas claves de su organización, determinadas por fechas (semestres,trimestres,meses,semanas días), discriminados por sus productos y por las regiones geográficas en las cuales Ud.comercializa actualmente esos productos ......debe conocer claramente cuáles son sus costos operativos y cuál es su rentabilidad actual, su rentabilidad producto por producto y cliente por cliente,debe entender cuales son los desafíos que enfrenta su organización, debe comprender cuales son sus Fortalezas, Amenazas, Debilidades y  Oportunidades de Negocio, (matriz FODA).

Las conoce?..... sabe Ud. cuánto esta dejando de ganar?....

Seguramente Ud. comenzó hace varios años siendo una empresa familiar muy pequeña, y que administraba la facturación, compras y ventas, proveedores y clientes, stock y demás procesos en una planilla de cálculo (normalmente en un Excel como se dice en la jerga)..Luego como el volúmen de transacciones fué mas importante pensó en comprar una solución "enlatada" o contrató los servicios profesionales de algún analista - programador para que le desarrolle "el programita" que adminstre todas estas funciones.

Pasó entonces, por momentos de crisis por un montón de cuestiones a los que me referiré en otro blog porque de acá en mas nos metemos en un tema que da mucha tela para cortar.

En el mejor de los casos, Ud. planificó toda su organización y para acompañar todo ese crecimiento se sustentó en tecnologías bien conocidas y probadas en el mercado y su base de datos fue creciendo, creciendo, creciendo y creciendo. Con ese mismo ritmo fueron creciendo las necesidades de información de ventas, compras, stock, recursos humanos, clientes, proveedores, contabilidad, y un largo etc. Ud. creció tanto, que tuvo que abrir una sucursal por aqui, y otra por allá.....vinieron otros problemas ..mi sistema no estaba pensando para funcionar "en red" con varias sucursales al mismo tiempo...

Entonces se preguntó: cómo hago para consolidar todas las operaciones en un momento determinado del día y saber cuánto vendí por sucursal?.....Acudió entonces a soluciones caseras cómo por ejemplo, exportar los datos de cada sucursal con cierta periodicidad para luego importarlos en un planilla de cálculo y generó informes con tablas dinámicas....claro esta estuvo 5 días haciendo este trabajo (normalmente su gerente o persona de confianza) y para colmo los números no cierran...... entonces se encontraron conque "metieron mal el dedo en tal fila y columna" y cómo tenía una fórmula muy compleja de ahí en mas me afectó todas las hojas de todos los informes.....en fin.....Si llegó hasta aquí quiere decir 2 cosas:

1º) Que detectó fallas o inconsistencias en los datos, con lo cual, si ya tomó decisiones en su momento basados en esta mala información.........perdió plata.

2º) Lo bueno es que detectó que hay fallas.....Muchas veces ni se dan cuentan que están mal hechos los informes y pasan quizas meses o años hasta que en alguna reunión salta tal inconsistencia.....un poco tarde no?.

Bueno hasta acá mas o menos un síntesis muy pero muy apretada de cómo las organizaciones van sistematizando sus procesos de negocios y sus tecnologías de la información para generar conocimiento y mejorar sus procesos de toma de decisiones....

Entonces el desafío que plantea "el negocio inteligente"  o " inteligencia empresarial" - Business Intelligence, es justamente responder a esta pregunta central: cómo diseñar un modelo o una solución BI que aporte valor al proceso de toma decisiones de la organización?.

Primero hay que tener claro que las tecnologías de BI buscan impactar en todas las áreas de negocio de las organizaciones, es decir, en todos y cada uno de sus procesos, por lo cual, BI es una disciplina orientada a brindar recursos a las personas y no producen resultados por sí solas.

Sin personas que interpreten la información y actúen consecuentemente, las aplicaciones de BI no lograrían ningún resultado. 

Tan importante como la tecnología empleada, lo es la creatividad, la cultura de las organizaciones y la convicción de quienes trabajan en ella de que la información es un ACTIVO CRITICO.

Es así que la implantación de aplicaciones de BI busca impactar en los procesos de la Organización, brindando capacidad de análisis, mediante el ágil acceso a la información.

Personas o Información, cuál es el enfoque que BI adopta para lograr el mejor
rendimiento de la Organización? 

Surge el concepto de Relevancia como concepto central. 

La tecnología de BI debe ser capaz brindar acceso a la información relevante,
que surge como consecuencia de combinar requerimientos de acuerdo a los roles
funcionales desempeñados, a restricciones de tiempo y entorno en el que se encuentren las personas en un momento dado.

Debe ofrecer el canal más adecuado para cada persona y su contexto, considerando todos los procesos de la organización; así como debe evitar la saturación de datos que conlleva al deterioro en la calidad de la solución.

Al atender el Proceso en el que la Organizaciones y las Personas trabajan, se extiende al concepto de BI a Business Performance Management(BPM), que busca poner el acceso a la información y el análisis en el contexto del Proceso General de la Organización. 

Dicho proceso integra actividades de definición, medición, análisis, decisión, ejecución y evaluación, que permiten mejorar e incorporar a la estrategia de la empresa nuevas definiciones.

 

Business Performance Management es el Conjunto de Procesos que permiten a una organización optimizar su performance, ofreciendo un marco para integrar las siguientes actividades que forman parte del proceso general de la organización:

• Definición de Estrategias, Metas e Indicadores
• Obtención y organización de la información sobre operaciones y resultados
• Medición y comparación de resultados obtenidos contra planes y metas
• Análisis e interpretación de la situación
• Evaluación de escenarios futuros
• Decisión y Ejecución de Acciones
• Incorporación del feedback en los procesos de la organización

Contexto

En la actualidad, gracias al desarrollo de los sistemas ERP, la evolución tecnológica y la posibilidad de acceder a una adecuada infraestructura en hardware, las organizaciones disponen de un gran volumen de datos que surgen de la operación diaria soportada por las distintas aplicaciones transaccionales. 

La información que surge de esta gran cantidad de datos necesita ser re-elaborada antes de ser utilizada como verdadero conocimiento en la toma de decisiones. 

Preparar la información, difundirla, compararla y generar interpretaciones oportunas, es un verdadero problema si no se emplean las herramientas
y tecnologías apropiadas.

Business Intelligence (BI) ataca el problema de la gestión empresarial ofreciendo un conjunto de tecnologías y procesos que permiten a las personas de todos los niveles de la organización acceder, interactuar y analizar datos para mejorar su rendimiento, descubrir oportunidades de negocios y operar eficientemente. 

Es una disciplina y una estrategia que puede ser aplicada en todas las áreas de la organización.Por ejemplo:

1. En Gestión y Control, a través de análisis de seguimientos de ventas, gastos, niveles de inventario; 
2. En la búsqueda de Mejores Resultados a través de análisis de indicadores financieros, 
3. Evolución de portafolios, 
4. Rendimiento de los procesos de producción; 
5. En el área de Atención al Cliente, brindando información sobre la gestión de reclamos e  indicadores de calidad de servicio, etc.